FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

Boekhoudkundige documenten

De ondernemingen moeten hun boeken bewaren gedurende tien jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt. Van het ongesplitste dagboek, het centraal boek, de drie dagboeken van de kleine personenonderneming en het inventarisboek, moet het origineel worden bewaard. Van de andere boeken (dagboeken, grootboek) mag het origineel of een afschrift worden bewaard.
De verantwoordingsstukken worden methodisch opgeborgen en tien jaar bewaard, in origineel of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden (interne documenten), worden drie jaar bewaard.

BTW-documenten

Boeken, factuurboeken, facturen, registers

De boeken en stukken dienen te worden bewaard gedurende zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari volgend op hun sluiting wat boeken betreft, op hun datum wat andere stukken betreft of op het jaar waarin het recht op aftrek is ontstaan.

Belastingplichtigen en niet-belastingplichtige rechtspersonen zijn tot die verplichting ook gehouden ten aanzien van de stukken in verband met de intracommunautaire verwervingen van goederen of met de in het buitenland verrichte handelingen die vallen onder de BTW-wetgeving.

Documenten m.b.t. onroerende goederen

Voor de belasting geheven op onroerende goederen uit hun aard en zakelijke rechten daarop, is het herzieningstijdperk voor de aftrek van de BTW op vijftien jaar vastgesteld. De ondernemingen moeten alle documenten die betrekking hebben op deze goederen of rechten gedurende vijftien jaar bewaren teneinde de controle op de herziening van de aftrek mogelijk te maken.

Nieuwbouw

De eigenaar van een pas opgericht gebouw is verplicht de plans en bestekken van dat gebouw, alsook de facturen van de bouw, te bewaren gedurende vijf jaar vanaf de datum van de betekening van het kadastrale inkomen en ze ter inzage voor te leggen op ieder verzoek van de ambtenaren die belast zijn met de controle op de heffing van de belasting.

Documenten m.b.t. de directe belastingen

Behoudens wanneer zij door het gerecht in beslag genomen zijn, of behoudens afwijking toegestaan door de administratie (het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), moeten de boeken en bescheiden aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan worden vastgesteld, ter beschikking van de administratie worden bewaard tot het verstrijken van het vijfde jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk.

Vennootschapsdocumenten

De archieven van een vennootschap omvatten alle notulen, diverse verslagen en registers die, krachtens het Wetboek van vennootschappen, moeten opgesteld worden of gehouden. Deze moeten bewaard worden gedurende vijf jaar na de datum van bekendmaking van de afsluiting van de vereffening van de vennootschap. Deze bekendmaking behelst bovendien de opgave van de plaats, door de algemene vergadering aangewezen, waar de boeken en de bescheiden van de vennootschap zullen worden neergelegd en bewaard.

Sociale documenten

In het algemeen. moeten sociale documenten vijf jaar lang bewaard worden. Het begin van de bewaarperiode verschilt echter naar gelang de natuur van het document. De plaats van bewaring is dezelfde voor alle documenten: ofwel het adres waaronder de werkgever ingeschreven is voor de R.S.Z., ofwel het domicilie van de werkgever, of nog de maatschappelijke zetel indien het een vennootschap betreft. Indien het domicilie of de maatschappelijke zetel in het buitenland is gelegen, doet het adres van het sociaal secretariaat dienst.

Het personeelsregister

Te bewaren gedurende vijf jaar vanaf de datum van inschrijving van de laatste verplichte melding in dat register.

De individuele rekening

Te bewaren gedurende een periode van vijf jaar die begint op de dag waarop het verplicht houden van dit document vervalt (meestal bij het vertrek van de werknemer).

Aanwezigheidsregister in bepaalde sectoren

Te bewaren gedurende een periode die aanvangt op de dag van inschrijving van de laatste verplichte melding die er moet in opgenomen worden en eindigt vijf jaar na einde van de maand die volgt op het trimester waarin deze inschrijving werd gedaan.

Overeenkomst van studentenarbeid of van huisarbeid

Te bewaren gedurende een periode van vijf jaar die begint op de dag die volgt op het einde van de uitvoering van de overeenkomst.

In sommige gemeenten kan u op zondag boodschappen doen terwijl andere steden er op die dag doods bij liggen. Een handelaar moet zich aan de opgelegde beperkingen houden omtrent openingsuren.

Avondsluiting

Elke onderneming die een rechtstreekse verkoop of dienst levert aan de klant is gehouden aan de wet tot instelling van de verplichte avondsluiting. Een handelszaak moet gesloten zijn tussen 20u en 5u 's ochtends. Op vrijdagen en werkdagen die een wettelijke feestdag voorafgaan mag de winkel tot 21u geopend blijven. Is de wettelijke feestdag een maandag dan mag de handelaar de voorafgaande zaterdag zijn winkel openen tot 21u. Voor nachtwinkels geldt dat ze hun deuren moeten sluiten tussen 7u en 18u. De wet voorziet enkele uitzonderingen op basis van activiteit, locatie en het College van Burgemeester en Schepenen.

Rustdag

De rustdag verplicht de handelaar een periode van 24u ononderbroken rust te nemen. Gezien deze rustdag kan aanvangen om 5u 's ochtends of om 13u 's middags kan de handelaar vrij kiezen om een volledige of twee aaneensluitende halve dagen te sluiten. Hij kan zijn rustdag volledig zelf bepalen en eventueel op zondag open houden. De gekozen rustdag moet minimum 6 maanden geldig blijven en duidelijk geafficheerd worden. Na deze termijn kan men de rustdag terug wijzigen.
Alle winkels mogen openen op zondag op voorwaarde dat ze 1 dag in de week sluiten en geen personeel tewerkstellen. Op de negen koopzondagen per jaar mag men wel personeel tewerkstellen. Ten slotte weze nog opgemerkt dat bakkers, beenhouwers, kleine voedingswinkels, krantenwinkels en bloemenwinkels elke zondag mogen openen en personeel inzetten tot 12u 's middags.

Uitzondering op basis van activiteit

Een aantal activiteiten zijn niet gebonden aan avondsluiting. Vb: hotels, motels, kampeerterreinen, restaurants, diensten verleend door traiteurs, frituren, verbruikerszalen, drankslijterijen, begrafenisondernemingen, winkels in genees- en heelkundige toestellen, bloemenwinkels, winkels voor verhuur en verkoop van videofilms, wasserijen, tabakswinkels, fitnesscentra, krantenwinkels, ijssalons,...

Uitzondering op basis van locatie

Toeristische centra, badplaatsen en luchtkuuroorden kunnen gedurende vastgelegde periodes afwijken van de wet.

Uitzondering toegestaan door College van Burgemeester en Schepenen

Het College van Burgemeester en Schepenen kan afwijkingen toestaan omwille van bijzondere voorbijgaande omstandigheden, met een maximum van 15 dagen per jaar.

Nieuwe wet op de marktpraktijken

Koopjes en sperperiode: waar moet U als handelaar op letten?

Vanaf 12 mei 2010 is de nieuwe wet op de marktpraktijken van toepassing, hierdoor veranderen een aantal dingen in verband met solden en sperperiode, kort samengevat:

Koopjes

De soldenperiodes blijven ongewijzigd, voor de winterperiode zijn het dus solden van 3 januari tot 31 januari en in de zomerperiode van 1 juli tot 31 juli. Indien de 1e dag van deze periode op een zondag valt, wordt de periode met 1 dag vervroegd en begint deze op zaterdag.
In tegenstelling tot eerder mogen handelaars nu alle goederen verkopen tijdens de solden, inclusief oude voorraden (uit kelder of zolder). Hier geldt als enige voorwaarde dat ze in het verleden, wanneer dan ook, voor minstens dertig dagen te koop werden aangeboden. De soldenprijs van de te koop aangeboden producten moet lager zijn dan de referteprijs, de laagste prijs die voorheen gevraagd werd.

Ook mogen de koopjes tegenwoordig zowel in de bestaande winkelruimte, een andere ruimte als via het internet verkocht worden. De solden mogen vóór de soldenperiode reeds aangekondigd worden.

De sperperiode

De sperperiode is een periode voorafgaand aan de koopjesperiode, waarin de detailhandelaars beperkt worden in de promotie van hun producten.

Deze sperperiode duurt nu drie, maximum 4 weken. Voor de winterperiode wil dat zeggen dat de sperperiode loopt vanaf 6 december en voor de zomerperiode vanaf 6 juni, tot telkens de eerste dag van de koopjes, respectievelijk 2 januari en 30 juni.

Er geldt dan een verbod om kortingen die geldig zijn in deze periode, aan te kondigen.

Wat niet mag tijdens de sperperiode

Wat dan bijvoorbeeld niet mag zijn doorstreepte prijzen maar ook alle andere daden die de indruk wekken dat de handelaar zijn prijzen heeft verlaagd, zijn verboden, bijvoorbeeld het woordje "stuntprijzen". Ook waardebonnen die reeds tijdens de sperperiode recht geven op een korting in geld bij de aankoop van een product, mogen tijdens de sperperiode niet worden verspreid.

Wat mag tijdens de sperperiode

Een handelaar mag tijdens de sperperiode toch zijn prijzen verlagen als hij dat wil, hij moet er wel op toezien dat hij nergens vertelt of expliciet laat zien dat hij zijn prijzen heeft verlaagd.

Opgelet

Let wel, de sperperiode geldt enkel nog in de sectoren van kleding, schoenen, lederwaren. Inbreuken op deze wetgeving kunnen worden bestraft met geldboeten of eventueel ook met correctionele straffen.

U heeft de keuze uit een zevental vennootschapsvormen. Elke vorm heeft zijn eigen specifieke kenmerken. In functie van de specifieke behoeften die U als ondernemer heeft, helpen wij U graag met het kiezen van de voor U meest geschikte vennootschapsvorm.

De volgende vragen dient U eerst voor Uzelf te beantwoorden om een correcte keuze te kunnen maken :

  • Bent U alleen, met twee of met meerderen om een vennootschap op te richten?
  • Heeft Uw activiteit een beperkt risico of niet?
  • Moeten toekomstige vennoten heel gemakkelijk kunnen toetreden/uittreden of niet?
  • Zijn er eventueel vennoten die enkel geld ter beschikking stellen en vennoten die enkel werken?
  • Wil U dat ( bij meerdere vennoten ) bepaalde aandeelhouders meer te zeggen hebben dan andere?
  • Wil U de zeggenschap over Uw vennootschap volledig afschermen en beperken tot Uzelf als 'baas'?
  • Hoeveel bedragen de eigen financiële middelen die U bij de opstart ter beschikking van de vennootschap kun stellen?
  • Wil U ( gezien de geringe activiteit die Uw vennootschap misschien zal hebben ) de oprichtings- en werkingskosten laag houden?

Aan de hand van deze vragen en nog een aantal andere zullen wij U dan adviseren om al dan niet een vennootschapsvorm te overwegen.

Indien dan toch zou besloten worden tot het oprichten van een vennootschap, dan zal onze keuze gemaakt worden uit de volgende vennootschapsvormen :

  • NV Naamloze Vennootschap
  • BVBA Besloten Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid
  • Comm. VA Commanditaire Vennootschap op Aandelen
  • Comm. V. Commanditaire Vennootschap
  • VOF Vennootschap Onder Firma
  • CVOA Coöperatieve Vennootschap met Onbeperkte en hoofdelijke Aansprakelijkheid
  • CVBA Coöperatieve Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid

Er zijn een aantal verplichte verzekeringen voor het uitoefenen van een zelfstandige activiteit:

  • U beschikt over personeel: arbeidsongevallenverzekering
  • U bezit motorvoertuigen: verzekering "burgerlijke aansprakelijkheid auto"
  • Ruimte toegankelijk voor het publiek: verzekering "burgerlijke aansprakelijkheid in geval van brand of ontploffing"
  • U behoort tot een bepaalde sector

U beschikt over personeel: arbeidsongevallenverzekering

Elke werkgever is verplicht om een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten. Die verplichting geldt van zodra u personeel in dienst hebt. Door de arbeidsongevallenverzekering zijn uw medewerkers verzekerd voor ongevallen op het werk, en op weg naar en van het werk.
Als de werkgever zo geen verzekering afsluit, zal bij een ongeval het Fonds voor Arbeidsongevallen betalen. Dit fonds zal echter alle kosten verhalen op de werkgever, die daarbij ook een boete krijgt en strafrechtelijk veroordeeld kan worden.

U bezit motorvoertuigen: verzekering "burgerlijke aansprakelijkheid auto"

De verzekering "burgerlijke aansprakelijkheid auto" is wettelijk verplicht. Bij een ongeval wordt alle aan derden veroorzaakte schade gedekt. De schade aan het eigen voertuig dient u zelf te betalen, tenzij u een aanvullende verzekering afsluit. Deze aanvullende verzekering is niet verplicht.

Ruimte toegankelijk voor het publiek: verzekering "burgerlijke aansprakelijkheid in geval van brand of ontploffing"

Deze verzekering dekt de lichamelijke en materiële schade die aan derden veroorzaakt wordt door een brand of ontploffing in de verzekerde ruimtes. Voor ruimtes die voor het publiek toegankelijk zijn, is een dergelijke verzekering verplicht. Vb: restaurants en cafés (>50m²), hotels, winkels of winkelgalerijen (>1000m²), kantoorgebouwen (>500m²), culturele centra, sportzalen, ziekenhuizen,...
Als u twijfelt of u verplicht bent om zo'n verzekering af te sluiten, kan u het best opnemen met het gemeentebestuur. Daar zal men u uitsluitsel kunnen geven.

U behoort tot een bepaalde sector

Voor bepaalde sectoren zijn extra verzekeringen vereist. Bijvoorbeeld de beroepsaansprakelijksheidverzekering. Die beschermt u tegen eventuele klachten na een beroepsfout. Voor bepaalde beroepen zoals bijv. boekhouders, architecten e.a. is zo een verzekering verplicht. Ook voor andere beroepsactiviteiten kan die of een aanvullende verzekering aangewezen zijn. Uw beroepsorganisatie kan u adviseren welke regels er voor u van toepassing zijn.
Deze verzekeringen hebben enkel betrekking op de zelfstandige activiteit. Behalve de wettelijk verplichte verzekering bestaat er nog een ruim aanbod aan verzekeren voor uw zaak zoals brandverzekering, bedrijfsschadeverzekering, verzekering bij machinebreuk, burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering...

Om de waarde van een bedrijf te bepalen kijkt men heel vaak naar de omzet van dit bedrijf. Maar dit is niet altijd de juiste weergave van de koopsom van dat bedrijf.

Belangrijker is het winstpotentieel van de onderneming. Als de onderneming in waarde verdubbeld is de afgelopen 2 jaar, dan heeft dit een grote invloed op de koopsom.

Ook ligt de omzet van dit bedrijf veel lager dan een ander bedrijf met een grote omzet, toch kan dit "kleine" bedrijf meer waard zijn dan het "grote" bedrijf.

Het is wel moeilijk om de juiste koopsom toe te wijzen aan een onderneming. Hier wordt rekening gehouden met allerlei ratio´s. Maar er bestaat geen objectieve prijs voor een bedrijf. Want uiteindelijk is de onderneming waard wat de hoogste bieder ervoor wil betalen.

Kan ik als zelfstandige mijn eigen huis beschermen tegen inbeslagname door leveranciers ( schuldeisers ) de banken en ook de fiscus?

Het antwoord is ja. Sinds 9 juni 2007 kunnen zelfstandigen bij hun notaris een verklaring indienen om hun hoofdverblijfplaats te beschermen tegen een inbeslagname door schuldeisers. Deze verklaring wordt genoteerd in een register bij het lokale hypotheekkantoor zodat iedereen hiervan inzage kan nemen. De bescherming gaat pas in vanaf die officiële registratie bij de notaris.

De bescherming geldt niet voor faillissementen door een ernstige fout, veroordelingen door de strafrechter en belastingschulden die zowel van privé- als professionele aard zijn.

Zelfstandigen die minder dan 30% van de oppervlakte van hun woning voor professionele doeleinden gebruiken, kunnen hun hele woning onbeslagbaar laten verklaren; in de overige gevallen alleen de oppervlakte waar men woont.

Bij een scheiding blijft de bescherming gehandhaafd indien de zelfstandige eigenaar blijft. De bescherming neemt een einde bij het overlijden van de zelfstandige.

Bij de verkoop van de beschermde woning zal de opbrengst beschermd blijven als de zelfstandige het geld binnen het jaar herinvesteert in een nieuwe woning. De notaris zal gedurende dat jaar de opbrengst in bewaring houden totdat ze opnieuw geherinvesteerd is.

De zelfstandige kan zijn verklaring altijd terug intrekken.en dan is het alsof de bescherming er nooit geweest is.

Pagina's

Scroll to Top